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GTDメソッドで仕事を高速処理【元ブラック社員の忙殺回避術】

Life Hack
アツオ
アツオ

どうも、アツオです。突然ですが、タスク管理ってなかなか大変ですよね。

そうなんだよ。

やることが多すぎてもう無理なんですけど…。

仕事が山積みで頭もゴチャゴチャ…。

ああ~~~~もう!!!!!!!!

ってなったことがある方、もしくはまさに今そんな状態だよって方もいらっしゃるかもしれません。

やるべきことが山積みで先が見えない状態ってまじでストレス溜まりますよね。

その結果、やる気が無くなる

→さらに仕事がたまる

→上司から催促される

→ストレスが溜まる

→…

みたいな悪循環にハマっちゃうんです。(ブラック企業の社畜時代のぼくも、まさにその悪循環の中にいました。)

そんな悩みを持つ方におすすめなのが、この記事で紹介するタスク管理テクニック「GTDメソッド」。

このテクニックを活用することで、ごちゃごちゃに散らかったタスクと思考が整理され、仕事の生産性が大きく向上します。

簡単なフローチャートを用いて、明日からGTDメソッドが使えるようにわかりやすく解説していますので、ぜひお役立てください。

GTDメソッドとは?

GTD(Getting Things Done)メソッドは、多くのビジネスマンが実践するタスク管理法です。

簡単に言えば、やるべきことを頭の中から出し、仕分けをすることで見える化しちゃおうぜって感じとなっています。

仕事は段取りが8割などと言われますが、まさにその通り。

自分に合ったタスク管理法が見つかれば、仕事の生産性は爆上がりします。

GTDメソッドはシンプルで使いやすいタスク管理法ですので、目の前の仕事に追われて忙殺されている方は一度試してみるのがおすすめです。

GTDメソッドの使い方

ここからはGTDメソッドの使い方を図解を交えて解説していきます。

フローチャート(下図)に沿って6つのステップを踏めば、やるべきことを見える化し、キレイに整理することができますよ。

⇧スクショ推奨⇧

①やるべきこと、やりたいことをノートに書き出す

まずは、「やるべきこと」「やりたいこと」(=タスク)をノートなどに書き出します。

どうせ後で仕分けをするので深いことは考えず、とにかく思いつくままに、ゴリゴリ書き出しちゃいましょう。

タスクの洗い出しが完了したら、5つの質問に沿って仕分けをしていきます。

②そもそも、やるべきか?

タスクの洗い出しが完了したら、まず考えるのは「そもそも、その作業ってやるべきなの?」ってことです。

いやいや、やるべきだから書き出したんでしょうが!

と思われるかもしれませんが、「本当に、本当にその作業はやる必要があるのか?」をまじで考えてみてください。

やるのが当たり前になっていて、本当は不要なのに気づいてないパターンって結構ありますから。

(勇気を出して大胆に削っちゃうのがおすすめです。)

作業が不要だと判断した場合はゴミ箱へポイ。

近々でやる暇ないけど、いつかやりたいなら、「いつかやるリスト」へ。

必要だと判断した場合はステップ③の質問に進みましょう。

本当にやるべき?

  • YES:ステップ③へ
  • NO:ゴミ箱へポイorいつかやるリストへ

③次にやることはひとつか?

ステップ②の質問を通過したタスクは「次にやることはひとつか?」を考えます。

この質問を言い換えると、タスクがすぐ手をつけられる状態まで分解されているか?ということです。

例えば、「集客を増やす」という項目であれば「次にやること」はひとつではありませんよね?

「ビラ配り」かもしれませんし、「ネット広告」かもしれませんし、「SNSへの注力」かもしれません。

このように、中身のタスクが複雑なものは、プロジェクト化してタスクを分解しなければなりませんので、「プロジェクト化する」リストに入れておきましょう。

逆に、「店舗用のTwitterアカウントを取得する」など、次にやることが明確にひとつに決まっているものであれば、次のステップ④に進みます。

次にやることはひとつ?

  • YES:ステップ④へ
  • NO:プロジェクト化

④2分以内でできる?

さて、次の質問は単純。「2分以内でできるか?」です。

2分以内に片付くタスクなら、今すぐに片付けてしまいましょう!

2分では片付かないタスクなら、次のステップ⑤に進みます。

2分以内にできる?

  • YES:今すぐやる
  • NO:ステップ⑤へ

⑤自分でやるべき?

次のステップは「自分でやるべきか?」を考えることです。

すべての作業を自分でしなきゃいけないってことはありません。

部下や同僚、場合によって上司に頼んだ方が良いこともあるでしょう。

自分がやる必要がない仕事は、できれば他の人に振っちゃいましょう。

ちなみに、部下や同僚に仕事を振るときは多少の配慮(工夫)をすると、お互い気持ちよく作業を受け渡すことができます。

例えば部下にTwitterアカウントの取得を頼む場合は、「やっといて」とだけ言うのはNG。

「〇〇くんに頼んだのは、Twitterの発信内容やアイコンのアイデアも出して欲しいからなんだよね。君の発想の豊かさにはいつも驚かされているからね〜」

みたいな感じで頼まれると部下も悪い気はしないはずです。

同僚に頼むときは、自分が得意な仕事を代わりに引き受けてあげるといった配慮でしょうか。

とにかく、相手が一方的に不利になって、嫌な思いをしないようにしましょう!ってことです。

良好な関係を築いておけば、それ以降も仕事を振りやすくなりますからね。

自分でやるべき?

  • YES:ステップ⑥に進む
  • NO:他の人に振る

⑥特定の日時でやるべき?

少し話はそれましたが、ラストのステップ⑥は「特定の日時でやるべきか?」です。

これは簡単ですね。やるべき日時が決まっているなら、手帳やカレンダーアプリに入力。

やるべき日時が決まってないなら、期限を切ってTodoリストに登録しましょう。

特定の日時でやるべき?

  • YES:手帳やカレンダーアプリへ入力
  • NO:期限を切って「次にすること」リストへ登録

GTDメソッドのまとめ

それではGTDメソッドの全体像をまとめます。

①タスクをしこたま書き出す

②本当にやるべき?

  •  YES:③へ
  •  NO:ゴミ箱へポイorいつかやるリストへ

③次にやることはひとつ?

  •  YES:④へ
  •  NO:プロジェクト化

④2分以内でできる?

  •  YES:今すぐやる
  •  NO:⑤へ

⑤自分でやるべき?

  •  YES:⑥へ
  •  NO:誰かに振る

⑥特定の日時でやるべき?

  •  YES:手帳やカレンダーアプリに登録
  •  NO:期限を切ってTodoリストにIN!

ガガっとタスクを書き出したら、あとは②から順番にタスクを仕分け工場に流していくだけ!

簡単ですから、ぜひやってみてくださいね。

タスク管理にGTDメソッドがおすすめな理由

とにかく頭の中がスッキリする

不安や恐れはすべて紙に書き出すだけで、かなり改善されると言われますが、タスクも同じです。

脳の中にだけある状態だから、「忙しい感」に追い込まちゃうんですよ。

GTDメソッドでは脳の中にあるタスクを一旦すべて外に出してしまうわけですから、かなりスッキリします。

タスクの整理ができるだけでなく、思考もクリアになりますので仕事の生産性も上がるのです。

仕事のスケジュールを管理しやすい

GTDメソッドで振り分けたタスクはは期限を切って、タスク管理アプリなんかに入れておけば、しばらくは「何をすればいいんだっけな?」と考える必要が無くなります。

後はやる日にちと時間帯を決めて、Googleカレンダーなんかで工程を管理すれば無理のないスケジュールを組むことが可能。

先が見えている状態で仕事に取り組めるので、メンタルの負担がかなり軽減されますよ。

GTDメソッドの欠点

超便利とゴリ押ししてきたGTDメソッドにも、多少の欠点はあります。

それはタスクの書き出し→振り分けまでに、まあまあ時間がかかっちゃうことです。

ただ、これに関してはGTDメソッドを終えた後に削減できる時間と相殺すれば、結局は時短になる!と思っています。

急がばまわれ。忙しいからこそ、段取にこだわってみてはいかがでしょうか?

GTDメソッドを快適にする2つのツール

ここまで読み進めてみて、「はあ?バリめんどくさそう…」と思った方もいらっしゃるかもしれません。

そんな方に朗報!GTDメソッドを快適に実践できる2つのツール(無料)をご紹介します。

それは…?

です。

Todoistは無料で使えるタスク管理アプリとなっており、たくさんのタスクをカテゴリに分けたり、期限を切ったりすることができます。

Googleカレンダーは…知っての通りです。

2つのツールを使ってGTDメソッドを実践する方法をちゃちゃっと解説しておきます。

①TodoistのINBOXにタスクを洗い出す

Todoistには、INBOXと呼ばれる「とりあえずタスクをぶち込んじゃえ」的なカテゴリがあります。

まずは、ここに考え得るタスクを手当たり次第にぶち込みましょう。

②INBOX内のタスクを仕分け

次にGTDメソッド用に以下のカテゴリを作成します。

  • ゴミ箱
  • いつかやる
  • プロジェクト化
  • 誰かに振る
  • 次にすること

そして、INBOXにぶち込んだタスクをGTDメソッドで裁き、上記のカテゴリの中に放り込んでいきます。

③タスクの実効スケジュールをGoogleカレンダーに登録

やるべき日時が決まっているタスクは既にカレンダーに登録済だと思います。

なのでお次は、「次にすること」リストから優先度の高い順に、Googleカレンダーにスケジューリングしていきましょう。

そうすれば、何をいつやるか?時間は足りるのか?が見える化できますので、仕事に振り回されて、テンテコ舞いになることも減るでしょう。

GTDメソッドを使って、タスク山積みのストレスを解消しよう

アツオ
アツオ

最後までお付き合いいただき、ありがとうございます。

ボリューミーな記事になりましたが、GTDメソッドに関する解説は以上となります。

GTDメソッドを使えば、頭のモヤモヤと山積みのタスクを一気に整理でき、仕事の生産性がガッツリ上がります。

精神を削られながら仕事に忙殺される日々を過ごしている方は、ちょこっと時間を取ってタスクを管理してみてはいかがでしょうか。

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